No budget projectmanagement

Doordat ik bij een kleine organisatie met een beperkt budget werk, heb ik veel ervaring met low en no budget oplossingen. Ik schreef eerder al over no budget campagnes. De komende weken zal (bijna) elke week ik een nieuwe blog plaatsen over het thema no budget. De eerste (of eigenlijk tweede) blog in deze serie gaat over projectmanagement.

Onderdelen projecten

Projectmanagement omvat veel verschillende onderdelen. In deze blog ga ik het niet hebben over het managen van medewerkers. Over een no budget oplossing voor medewerkers schreef ik al eerder en dat zal vast nog wel in een andere blog terugkomen. Waar ik het wel over wil hebben is het projectplan met de planning en de begroting, het financiële management en een aantal handige tools.

Plan en planning

Een projectplan maken kan je zo ingewikkeld en duur maken als je wilt. Echter dat hoeft vaak niet. Je hebt zelf doorgaans een doel en een idee over een aanpak. Wil je dit verder toetsen of uitdenken dan zijn er vaak mensen die dit voor maximaal een pizza willen doen (ervan uitgaande dat je voor een goed doel of maatschappelijk verantwoorde start-up werkt). Je moet alleen zo brutaal zijn om ze vriendelijk te vragen. Een plan kun je vervolgens gewoon in je tekstverwerker maken. Een planning is ook goed mogelijk zonder dure programma’s. Met Word maak je een draaiboek voor het project en in Excel kun je heel goede checklists maken (en van mij krijg je daar ook nog eens een format voor cadeau, download hem hier). Vervolgens is het een kwestie van taken verdelen (of als je alleen bent uitvoeren) en je project is volgens plan klaar.

Financiën

Vaak kost een project ook geld. Hiervoor kun je ook weer in Excel een begroting maken en als je project niet mega ingewikkeld is, kun je hier ook de kosten in bijhouden. Een simpele opzet vind je hier. Voor een no budget project kun je zorgen dat de uitkomsten nagenoeg 0 zijn of dat er tegen de uitgaven inkomsten staan. Dat kan door sponsoring, crowdfunding of andere vormen van fondsenwerving. Ik besprak enkele in de blog over campagnes.

Tools

Voor het (samen)werken aan projecten zijn er een aantal handige tools, die allemaal ook gratis zijn. Ik had het al eerder over het gebruik van office als belangrijke tool. Nu kan het zijn dat je geen budget hebt voor Microsoft Office (alhoewel je als non-profit soms gratis dit programma kan krijgen). Dan is Libre Office een goed alternatief. Je kan er bijna alles mee wat je ook in MS Ofice kan, alleen het is helemaal gratis en is voor een dergelijk programma erg gebruiksvriendelijk (en als je iets niet weet, kun je het via Google achterhalen dankzij de community die het programma gebruikt). Zorg er wel voor dat je bestanden opslaat als .doc(x) of .xls(x), zodat anderen die wel MS Office gebruiken ze ook kunnen bekijken.

Als je in projecten samenwerkt wil je vaak ook documenten delen. Hier zijn twee handige gratis tools voor. Ten eerste is er Dropbox. Een account is gratis tot een bepaalde opslag, maar mocht je geen grote foto’s gaan delen (tip met image resizer kan je foto’s kleiner maken als je toch veel foto’s wil delen of stuur ze via ) dan volstaat dit. Enige nadeel is dat als je tegelijkertijd in documenten werkt dat er conflecterende bestanden komen. Daarom is als je veel tegelijkertijd in bestanden gaat werken Google Drive een betere optie. Hiervoor heb je wel een (gratis) Google account nodig.

Ten slotte heb je voor communicatie heel veel verschillende gratis opties. Van Facebookchat en Facebookgroepen tot WhatsApp en Skype groepchats. Het makkelijkste is hierbij aan te sluiten bij wat mensen in je projectgroep al gebruiken.

1 gedachte over “No budget projectmanagement

  1. Je kan ook in Excel van die hippe Gantt charts maken. Voel je je een echte MS Project koning.

    In een team heeft iets als basecamp of dapulse een soort alles in een oplossing voor een beperkt bedrag.

Reacties zijn gesloten.